Z jakich etapów składa się przetarg?
Potocznie zamówienia publiczne nazywamy przetargami publicznymi. Zamówienia publiczne to istotna forma udziału sektora publicznego w gospodarce. Z jakich etapów się składają, jakie są warunki udziału w postępowaniu? Jaki jest tryb udzielenia zamówienia publicznego? Jakie informacje podaje się na stronie internetowej prowadzonego postępowania? Jakie regulacje zawiera ustawa prawo zamówień publicznych?
Zasady przeprowadzania przetargów określa Prawo Zamówień Publicznych. PZP to zbiór przepisów, które regulują zasady udzielania zamówień publicznych przez podmioty sektora publicznego. Są to instytucje, które są finansowane z budżetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego oraz instytucje, które wykonują zadania publiczne zlecone im przez władze publiczne. Przetargi są stosowane w różnych dziedzinach, np. w przypadku robót budowlanych, w przemyśle, usługach, ochronie środowiska, kulturze, itp. Z kolei negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, gdzie po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zaprasza się wykonawców dopuszczonych do udziału w tym postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi negocjacje, a ostatecznie zaprasza ich do składania ofert.
Celem tych przepisów jest zapewnienie przejrzystej i uczciwej konkurencji, gwarantują one iż wydatki publiczne są dokonywane w sposób efektywny, a środki publiczne są wykorzystywane w sposób zgodny z przepisami. Do realizacji zamówienia może przystąpić osoba fizyczna lub prawna, która spełnia wymagania określone w ogłoszeniu o przetargu lub specyfikacji przetargowej realizacji zamówienia.
Prawo zamówień publicznych określa szczegółowe procedury postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, między innymi ogłaszanie przetargów, kryteria wyboru wykonawcy oraz sposoby zawierania umów, środki ochrony prawnej, zasady kontroli udzielania zamówień publicznych itd.
Przykładowe instytucje, które muszą stosować prawo zamówień publicznych
państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, jednostki sektora finansów publicznych (np. urzędy skarbowe, urzędy pracy), spółki z udziałem kapitału państwowego lub samorządowego, jednostki służby zdrowia, szkoły i uczelnie publiczne, instytucje kultury, sportu i turystyki finansowane z budżetu publicznego, instytucje badawcze i naukowe finansowane z budżetu publicznego.
Rodzaje zamówień publicznych stosowanych w zależności od wartości zamówienia:
zamówienia o wartości równej lub wyższej niż progi unijne (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienie z wolnej ręki);
zamówienia o wartości poniżej progów unijnych (tryb podstawowy bez negocjacji, tryb podstawowy z możliwością negocjacji, tryb podstawowy z obowiązkiem negocjacji, partnerstwo innowacyjne, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienie z wolnej ręki).
Etapy przetargu publicznego
W przypadku zamówień możemy wyodrębnić kilka etapów, które obowiązują zarówno zamawiającego jak i wykonawcy zamówienia publicznego. Zrozumienie, jak funkcjonuje system przetargów publicznych, może być nieocenione w przygotowaniu oferty zgodnie z wymogami, które stawia organizator przetargu i przy wyborze najkorzystniejszej oferty. Jednocześnie oszczędzi nam czas potrzebny na przygotowanie oferty, która zagwarantuje nam dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Przygotowanie postępowania
Na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający opisuje przedmiot zamówienia. To jeden z najważniejszych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ustala jego wartość, sporządza odpowiednią specyfikację ważnych warunków zamówienia, zostaje powołana komisja przetargowa, prowadzi dialog techniczny z potencjalnymi podwykonawcami. Prawo Zamówień Publicznych podaje, że najpierw zamawiający opisuje przedmiot zamówienia, a dopiero w oparciu o ten opis, ustala wartość zamówienia. Specyfikacja zamówienia powinna zawierać m.in. nazwę, adres zamawiającego oraz tryb udzielenia zamówienia i najważniejsze - opis przedmiotu zamówienia.
Wybór i ocena złożonych ofert
Równocześnie z opublikowanym ogłoszeniem rozpoczyna się kolejny etap, w którym zainteresowani przetargiem wykonawcy analizują treści ogłoszenia co jest przedmiotem zamówienia oraz specyfikację warunków zamówienia i termin składania ofert. Następnie przygotowują i przesyłają swoje oferty, przestrzegając terminów składania ofert i warunków określonych w ogłoszeniu o przetargu i załączonej dokumentacji m.in. specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zainteresowani wykonawcy zobligowani są do złożenia oferty przed upływem terminu składania ofert.
Po upływie terminu przewidzianego do składania ofert instytucja zamawiająca musi ocenić każdą z nich według ustalonych kryteriów. Procedura ta pozwala na ocenę ofert spełniających wymogi specyfikacji i wymagań określonych w dokumencie przetargowym.
W ramach kryteriów oceny ofert zamówienia bierze się pod się pod uwagę najlepszy stosunek jakości do ceny. Choć sama cena nie jest jedynym kryterium, który jest brany pod uwagę podczas oceny. Bardzo ważne kryteria, które podniosą atrakcyjność naszej oferty to między innymi: gwarancja, dostępność, termin dostarczenia zamówienia, zgodność, koszty konserwacji i wsparcia, itp.
Ocena ofert przeprowadzana jest przez specjalnie wyznaczony zespół oceniający, który analizuje oferty zgodnie z odpowiednimi przepisami i regulaminami oraz procedurami. Proces ten musi być również przejrzysty, a co za tym idzie każdy etap procesu musi być udokumentowany w protokole, który następnie jest podstawą do rekomendacji przyznania zamówienia; z tego powodu podmiot zamawiający musi opublikować informację, że zamówienie zostało udzielone.
Funkcje postępowania uzupełniającego
Jest postępowaniem, które może być stosowane w przypadku i potrzeby uzupełnienia lub wyjaśnienia oferty złożonej przez oferenta. Wezwanie do uzupełnienia dokumentów powinno precyzyjnie wskazywać co do jakich dokumentów zamawiający ma zastrzeżenia. Informacje w sprawie przeprowadzenia postępowania uzupełniającego zamawiający zobowiązany jest odnotować w protokole postępowania. Gdy zachodzi potrzeba uzupełnienie dokumentów musi być to dokładnie opisane w odpowiednim protokole lub formularzu, zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach PZP lub innym odpowiednim akcie prawnym. Jeżeli taka możliwość jest przewidziana w postępowaniu przez zamawiającego to można uzupełnić odpowiednie dokumenty potwierdzające zgodność przedmiotu oferty z wymogami zamawiającego np.: tabela z parametrami urządzenia, instrukcja obsługi urządzenia, karta katalogowa. Po terminie składania ofert zamawiający nie może zmienić zasad co do dopuszczalności uzupełnienia powyższych dokumentów.
W jakim terminie zamawiający zawiera umowę z wybranym w postępowaniu wykonawcą?
Prawo zamówień publicznych art. 264 ust. 1 w postępowaniu o zamówienie publiczne o wartości co najmniej równej progom unijnym mówi, że:
zamawiający zawiera umowę w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeśli zawiadomienie zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
15 dni jeżeli zostało przesłane w inny sposób. W przypadku odwołania, zamawiający nie może podpisać umowy do czasu ogłoszenia przez Krajową Izbę Odwoławczą wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie.
Natomiast w zamówieniu publicznym 0 wartości mniejszej niż progi unijne, zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, w terminie nie krótszym niż:
5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo
10 dni, jeżeli zostało przesłane w inny sposób.
Biuletyn Informacji Publicznej
Jeśli wartość zamówienia publicznego jest równa lub wyższa 130.000 zł. netto jest obowiązek publikacji ogłoszeń o prowadzonych postępowaniach w Biuletynie Zamówień Publicznych na ich stronie internetowej. Jeżeli udzielenie zamówienia przekracza progi unijne, o których mowa w art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych ogłoszenie musi zostać, zamiast w BIPie, zamieszczone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (TED - (Tenders Electronic Daily), który publikowany jest użyciu środków komunikacji elektronicznej na stronie internetowej (również w języku polskim).
Jeśli wartość zamówienia publicznego jest niższa od 130.000 zł. netto w obowiązującym stanie prawnym (ustalonym ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.) zamawiający nie ma obowiązku publikacji np. w BIPie. Zamawiający publikuje informację o prowadzonym postępowaniu wg indywidualnie ustalonych zasad. Potencjalni oferenci dostaną natomiast imienne zaproszenia do złożenia ofert.
Strona internetowa TED umożliwia każdemu użytkownikowi bezpłatny oraz całodobowy dostęp do umieszczonych ogłoszeń o zamówieniach publicznych, które są publikowane w Unii Europejskiej, w Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz w innych krajach.
W dni robocze od poniedziałku do piątku, pojawia się na niej blisko 2600 ogłoszeń w sprawie zamówień publicznych. Informacje te można przeglądać, według kraju, regionu, branży oraz kilku innych kryteriów.
Informacje o każdym dokumencie, które dotyczą ogłoszeń o zamówieniach publicznych są publikowane w 24 językach urzędowych Unii Europejskiej. Wszystkie zamieszczone informacje pochodzące od instytucji UE są publikowane we wszystkich tych językach.
Dlaczego warto zarejestrować się w serwisie TED?
Aby móc dostosowywać ustawienia profilu do swoich potrzeb.
Aby otrzymywać e-mailem powiadomienia o ogłoszeniach, które odpowiadają wybranemu profilowi wyszukiwania.
Aby dostosowywać do swoich potrzeb kanały RSS i czytniki RSS.
Aby móc w przypadku każdego z ogłoszeń skorzystać z funkcji tłumaczenia maszynowego.
Wysokość progów unijnych zmienia się co dwa lata. Pieczę nad poprawnym funkcjonowaniem systemu zamówień publicznych sprawuje Prezes Urzędu Zamówień Publicznych. Dlatego warto korzystać z usług monitoringu przetargów.
Podsumowanie
W przypadku naszej gospodarki zamówienia publiczne stanowią w PKB (Produkt krajowy brutto ) to co najmniej 10%, co również daje pokaźną kwotę eksperci szacują iż jest to około 200 miliardów złotych. Taką sumę corocznie wydają publiczni zamawiający na towary i usługi kupowane w systemie zamówienia publicznego.
Przystępując do składania ofert należy szczegółowo zapoznać się z terminem otwarcia ofert, opisem przedmiotu zamówienia, kryteriami oceny ofert, sposobu oceny ofert. Aby mieć stały dostęp do interesujących nas przetargów warto korzystać z narzędzi, które ułatwią śledzenie pojawiających się aktualnych ofert. Jednym z nich jest monitoring przetargów oferowany przez https://www.owg.pl/przetarg/wyszukiwarka-przetargow .
Tekst zawiera autopromocję.
