Jak długo trwa procedura przetargowa?
Udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego reguluje prawo zamówień publicznych. Ogłoszenia przetargowe publikowane są m.in. w Biuletynie Zamówień Publicznych. Przygotowanie konkurencyjnej i atrakcyjnej oferty dla zamawiającego wymaga sporo czasu, zaangażowania i kapitału. Niezależnie od wyznaczonego terminu składania ofert zainteresowani wykonawcy muszą wykonać szereg czynności, aby wziąć udział w procedurze przetargowej. Jak długo trwa procedura od daty publikacji ogłoszenia do daty zawarcia umowy wskazanej w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia? Jaki jest podstawowy termin składania ofert? Jakie warunki są podane w specyfikacji warunków zamówienia? Jakie informacje znajdziemy na stronie internetowej prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? Jakie regulacje nowego prawa zamówień publicznych obowiązują w zakresie procedur o udzielenie zamówienia? Jaki jest średni czas trwania postępowania przetargowego? Jakie są minimalne terminy na składanie ofert? Czym jest specyfikacja warunków zamówienia? Kiedy rozpoczyna się postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego? Postaramy się odpowiedzieć na powyższe pytania.
Zastanawiasz się, gdzie znaleźć aktualne informacje o przetargach? Serwis bizzone.pl jest profesjonalnym narzędziem do monitorowania przetargów z różnych dziedzin gospodarki, zapewniając codziennie aktualizowaną bazę informacji o przetargach i zapytaniach ofertowych z całego kraju. To najlepsze miejsce do odnalezienia największej bazy przetargów w Polsce oraz unikalnego zestawienia planowanych inwestycji.
Procedura przetargowa
Wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne
Zamawiający rozpoczyna postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dwa sposoby:
przekazanie ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, jeśli chodzi o tryb przetargu nieograniczonego, przetarg ograniczony, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, a także partnerstwa innowacyjnego;
zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, jeśli dotyczy ono zamówienia w trybie podstawowym, a nie jak dotychczas zamieszczenie ogłoszenia również na stronie internetowej zamawiającego. W przypadku trybu negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki postępowanie może rozpocząć także przekazanie zaproszenia do negocjacji.
Wraz z SIWZ (opis przedmiotu zamówienia) podaje się: termin wykonania zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, podstawy wykluczenia, wykaz oświadczeń i dokumentów niezbędnych do udziału, kryteria oceny ofert, ich wagę, terminy i tryb składania i otwarcia ofert. Po publikacji ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający, ma możliwość bezpośrednio poinformować o rozpoczęciu postępowania znanych sobie wykonawców, jeśli w ramach prowadzonej przez nich działalności świadczą dostawy, usługi bądź roboty budowlane, które są przedmiotem zamówienia.
2. Publikacja SWZ
Zamawiający ma obowiązek zapewnić pełny, bezpłatny, bezpośredni, a także nieograniczony dostęp do specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Możliwość ta powinna być dostępna od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w zależności od trybu postępowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej albo w BZP. Jednak nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia. Szczególnie ważna jest część zawierająca przedmiot zamówienia.
3. Zasady zadawania pytań i zmiany treści SWZ
W przypadku wątpliwości co do treści oferty wykonawca może zgłosić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienia treści SWZ. Zamawiający jest zobowiązany do udzielenia wyjaśnień bez zwłoki, nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert lub nie później niż na 4 dni w innych przypadkach, określonych w ustawie. Istotny warunek, gdy mowa o zamówieniach powyżej progów unijnych to dostarczenie wniosku z zapytaniem o wyjaśnienie treści SWZ do odpowiednio 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek taki wpłynął nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert w przypadku zamówień poniżej progów unijnych jest on zobowiązany do udzielenia wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zamawiający nie udzielił wyjaśnień w terminie, musi przedłużyć termin składania o czas niezbędny do zapoznania się wykonawców z wyjaśnieniami, koniecznych do przygotowania, a potem złożenia ofert. Gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ nie wpłynie w terminie, Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień SWZ oraz przedłużenia terminu składania ofert. Uchybienia w ofercie mogą prowadzić do odrzucenia oferty.
4. Terminy składania ofert
W przetargach nieograniczonych termin nie może być krótszy niż 35 dni od dnia ogłoszenia ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji UE. Wyjątki, w których termin nie może być krótszy niż 15 dni, są to:
1. Opublikowanie wstępnego ogłoszenia informacyjnego, które powinno zawierać wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, jakie były dostępne w chwili publikacji.
2. Gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu ofert jest uzasadnione.
Terminy składania ofert wyznaczone przez zamawiającego mogą być o 5 dni krótsze, gdy odbywa się ono w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
W przypadku postępowań o wartości poniżej progów unijnych termin składania ofert, nie uległ zmianie w porównaniu do poprzednich przepisów. Minimalne terminy na składanie ofert to 7 dni dla dostaw i usług natomiast dla robót budowlanych 14 dni. Terminy liczone są one od dnia opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
5. Otwarcie ofert i termin zawarcia umowy
Po otwarciu każdej oferty podaje się nazwę firmy wykonawcy, adres jej siedziby oraz deklarowaną cenę, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności. Zamawiający powinien jak najszybciej zamieścić na stronie internetowej informację z przebiegu ich otwarcia.
Prawo Zamówień Publicznych stanowi, że otwarcie ofert odbywa się najpóźniej w dniu następnym po dniu upłynięcia terminu składania ofert. W przypadku awarii systemu teleinformatycznego, za pomocą którego odbywa się otwarcie ofert, gdy brak możliwości otwarcia tych ofert w wyznaczonym terminie, musi ono nastąpić niezwłocznie po usunięciu awarii. Poprzednio konieczne było unieważnienie postępowania.
Przy zamówieniach publicznych o wartości równej lub powyżej progów unijnych, umowa będzie zawierana w terminie 10 dni od przesłania powiadomienia o wyborze oferty (jeśli zostało ono wysłane elektronicznie). Jeśli zostało wysłane w inny sposób, termin zostaje wydłużony się do 15 dni. W przypadku zamówień o wartości mniejszej od progów unijnych stosuje się następujące zasady. Zamawiający zobowiązany jest do zawarcia umowy, w terminie nie krótszym niż 5 dni (liczone od dnia przesłania powiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 10 dni przesłanego w inny sposób).
Nowe zasady obliczania terminów o udzielenie zamówienia publicznego
Wejście w życie nowego Prawa Zamówień Publicznych wprowadziło częściowo nowe zasady dotyczące obliczania terminów w postępowaniach przetargowych.
Najważniejsze zmiany w zakresie obliczania terminów:
w przypadku czynności, zdarzeń podejmowanych zarówno przez zamawiającego, potencjalnych wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jak i do umów w sprawach zamówień publicznych stosowane są przepisy Kodeksu cywilnego. Chyba, że przepisy ustawy stanowią inaczej. Poprzednio przepisy wprost wskazywały na stosowanie Kodeksu Cywilnego tylko do umów o zamówienie publiczne;
określony przez zamawiającego termin na dokonanie czynności w tym postępowaniu obejmujący 2 lub więcej dni powinien zawierać co najmniej 2 dni robocze (odmiennie niż ma to miejsce w Kodeksie Cywilnym), gdzie dzień roboczy to każdy inny dzień niż ten uznany ustawowo za wolny od pracy i sobota;
nowe Pzp określa terminy obliczane w godzinach;
przepisy precyzują, że terminy ustalenia wartości zamówienia w przypadku zamówień udzielanych w częściach odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.
zgodnie z nowym PZP, gdy zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu są istotne dla sporządzenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert, zamawiający przedłuża odpowiednio termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert o czas potrzebny na ich przygotowanie. Zamawiający dokonuje oceny czy zmiany treści ogłoszenia są istotne;
wskazano, że otwarcie ofert może nastąpić najpóźniej w dniu następnym po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Poprzednio otwarcie nie mogło nastąpić po dniu, w którym upłynął termin składania ofert;
zrezygnowano także z możliwości przedłużania terminu związania ofertą samodzielnie przez wykonawcę. Obecnie przedłużenie terminu związania ofertą możliwe jest tylko z inicjatywy zamawiającego.
Zgodnie z treścią nowej ustawy PZP Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia okoliczności:
upływ terminu związanego z ofertą;
unieważnienia postępowania o udzielenie ogłoszenia;
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Okres związania ofertą to czas, w którym wykonawca nie może się wycofać z udziału w przetargu, a nie podpisanie umowy oznacza utratę wpłaconego wadium. Upływ tego czasu nie oznacza końca postępowania przetargowego, czy braku możliwości wyboru najkorzystniejszej oferty przez zamawiającego oraz podpisania umowy. Wykonawcy nie mają obowiązku podpisania umowy z zamawiającym i brak konieczności utrzymywania wadium. Długość okresu związania ofertą określany jest indywidualnie przez zamawiającego. Ustawa określa limity 30 dni w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych i 90 lub 120 dni dla pozostałych.
Podsumowanie
Według danych zawartych w ogłoszeniach opublikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych średni czas trwania postępowania o zamówienie o wartości nieprzekraczającej progów unijnych w 2019 r. wynosił 41 dni, w 2018 r. - 40 dni; a w 2017 r. - 38 dni. Wykonawcy powinni pamiętać, że Prawo zamówień publicznych określa minimalne terminy na składanie ofert, które zamawiający zobowiązany jest wyznaczyć w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Znajomość regulacji pozwoli przedsiębiorcom na przygotowanie oferty oraz realizacji zamówienia, uniknięcia niezgodności oferty z wymaganiami.
Tekst zawiera autopromocję.
