Czy powołanie komisji przetargowej jest zawsze obligatoryjne? Kiedy nie trzeba powoływać komisji przetargowej?

Czym jest komisja przetargowa? Jaki jest zakres jej obowiązków? Kiedy kierownik zamawiającego może odstąpić od stosowania przepisów dotyczących komisji przetargowej? Jakie są wyjątki od obowiązku jej powoływania? Wyjaśniamy.

Kierownik zamawiającego i zespół pomocniczy kierownika zamawiającego. Kompendium wiedzy w pigułce

Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego. Przez kierownika zamawiającego należy rozumieć "osobę lub organ, który zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego" (art. 2 pkt 3 ustawy Pzp).Powołanie i odwołanie komisji przetargowej, dokonywanie zmian w jej składzie, odrzucenie oferty, wykluczenie wykonawcy, wybór najkorzystniejszej oferty, unieważnienie postępowania to przykłady niektórych czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego.

Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym przede wszystkim do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne. Komisja oprócz oceny wniosków o dopuszczenie do udziału zajmuje się również badaniem i ocenianiem ofert złożonych przez wykonawców. Wynik oceny, czyli swoją propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo propozycję unieważnienia postępowania przedstawia kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia. Kierownik może powierzyć komisji przetargowej inne czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz czynności związane z samym przygotowaniem postępowania.

Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowywania i przeprowadzenia określonych postępowań. Szczegółowe zasady funkcjonowania komisji przetargowej ustala kierownik zamawiającego. Jest on zobowiązany określić organizację, skład, tryb pracy, zakres obowiązków członków komisji, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, przejrzystości prac oraz indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności.

Zakres odpowiedzialności członków komisji przetargowej ustalany jest w akcie powołania komisji albo w regulaminie pracy komisji przetargowej. Odpowiedzialność członków komisji przetargowej może przybrać dwie formy tzn. odpowiedzialności dyscyplinarnej i odpowiedzialności karnej. Członkowie komisji przetargowej odpowiadają na podstawie przepisów prawa: wskazanych w Ustawie Prawo Zamówień Publicznych, Kodeksie Karnym oraz zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy posiedzeń komisji przetargowej.

Kiedy zamawiający może odstąpić od powoływania komisji przetargowej?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (artykuł 53 ust.1 Ustawy Prawo zamówień publicznych) powołanie komisji przetargowej nie jest obligatoryjne w przypadku, kiedy wartość zamówienia publicznego jest niższa od progów unijnych. Kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. Od decyzji zamawiającego zależy wówczas , czy komisja zostanie powołana czy też nie.

Obowiązujące od 1 stycznia 2022 roku progi unijne, w zależności od przedmiotu zamówienia wynoszą:

• Roboty budowlane 5 382 000 euro/23 969 275 zł

• Dostawy i usługi (sektor rządowy) 140 000 euro/623 504 zł

• Dostawy i usługi (sektor samorządowy) 215 000 euro/957 524 zł

• Usługi społeczne i inne szczególne usługi 750 000 euro/3 340 200 zł

• Usługi społeczne i inne szczególne usługi (zamawiający sektorowi) 1000 000 euro/4 453 600 zł

• Dostawy i usługi udzielane przez zamawiających publicznych lub zamawiających sektorowych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa 431 000 euro/1 919 502 zł

• Roboty budowlane udzielane przez zamawiających publicznych lub zamawiających sektorowych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa 5 382 000 euro/23 969 275 zł

Podstawa prawna obwieszczenie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dn. 3.12.2021 w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów

W przypadku kiedy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w w/w obwieszczeniu powołanie komisji przetargowej jest obowiązkowe.

Jakie są wyjątki od obowiązku powołania komisji?

W niektórych ustawowo określonych przypadkach kierownik zamawiającego nie musi powoływać komisji przetargowej, nawet gdy wartość zamówienia obligowałaby go do jej powołania.

Zgodnie z art.215 ust.1 Pzp zamawiający może odstąpić od stosowania art.53-55 w przypadku zamówień udzielanych na podstawie art. 214 ust.1, tj.:

• udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów,

• udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielenia zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,

• udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli przeprowadzono konkurs, o którym mowa w art. 326 pkt 2, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej,

• udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu albo postępowaniem egzekucyjnym czy też upadłościowym,

• udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zamówienie na dostawy jest dokonywane na rynku towarowym, na którym regulowana i nadzorowana wielostronna struktura handlowa w sposób naturalny gwarantuje ceny rynkowe, w tym na giełdzie towarowej w rozumieniu ustawy z dnia 26 października 2000 r. o giełdach towarowych, giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub gdy dokonuje zakupu świadectw pochodzenia, świadectw pochodzenia biogazu rolniczego, świadectw pochodzenia z kogeneracji oraz świadectw efektywności energetycznej na giełdzie towarowej w rozumieniu ustawy z dnia 26 października 2000 r. o giełdach towarowych, lub na giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego,

• udzielanie zamówienia z wolnej ręki, których przedmiotem są dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej, dostawy gazu z sieci gazowej, dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej, ciepła lub paliw gazowych,

Obowiązek powołania komisji przetargowej nie dotyczy także:

• postępowań o udzielenie zamówienia sektorowego (art.393 ust.5 Pzp),

• postępowań udzielanych z wolnej ręki ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, ponieważ wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia (zamawiający udziela zamówienia aby ograniczyć skutki nieprzewidzianego zdarzenia losowego, w szczególności zagrażającego życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach).