Co to są czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego?
Wszelkie czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania można podzielić na czynności zastrzeżone wyłącznie dla kierownika zamawiającego oraz czynności, które nie są zastrzeżone dla kierownika zamawiającego. Czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego obejmują wiele działań kluczowych dla prawidłowego przebiegu postępowania oraz wyboru najkorzystniejszej oferty.
W tym artykule omówimy na przykładach, co to są czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego i jakie mają one znaczenie w procesie zamówień publicznych.
Czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej
Czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego, to czynności o charakterze decyzyjnym, które mają lub mogą mieć wpływ na wynik postępowania.
Czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego są kluczowe dla zgodnego z prawem i efektywnego udzielania zamówień publicznych. Kierownik zamawiającego ma pełną kontrolę nad postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, ma prawo do podejmowania decyzji w wielu kwestiach związanych z tym procesem.
Zgodnie z przepisami, kierownik zamawiającego ma możliwość powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych czynności pracownikom zamawiającego. Jednakże, takie powierzenie musi zostać zrealizowane w formie indywidualnie adresowanego upoważnienia dla konkretnego pracownika.
W dokumencie upoważnienia powinny być wymienione szczegółowe czynności związane z przygotowaniem postępowania lub z samym postępowaniem, które są powierzone danemu pracownikowi.
Przykłady czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego zatwierdzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia
Jedną z pierwszych czynności niezbędnych do przeprowadzenia zamówienia publicznego jest przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokument ten określa wymagania, jakie musi spełnić oferta, aby została uznana za zgodną z wymaganiami zamawiającego. To właśnie kierownik zamawiającego jest odpowiedzialny za przygotowanie i zatwierdzenie specyfikacji.
Do czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego należy zaliczyć także wyrażenie zgody na zmianę treści specyfikacji warunków zamówienia, zmianę samej treści ogłoszenia o zamówieniu, zatwierdzenie wynegocjowanych warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego czy też podjęcie decyzji o odrzuceniu ofert wstępnych.
Poza specyfikacją warunków zamówienia kierownik zamawiającego odpowiada także za zatwierdzenie innych dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.
Przykłady czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Do ustawowych czynności zastrzeżonych należy powołanie i odwołanie komisji przetargowej, określenie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, a także powołanie biegłych .
Kolejnym ważnym elementem, którego czynności są zastrzeżone dla kierownika zamawiającego, jest wybór najkorzystniejszej oferty. Kierownik zamawiającego musi dokonać wyboru oferty, która najlepiej odpowiada specyfikacji warunków zamówienia oraz spełnia wymagania postawione przez zamawiającego. Może w tym celu przeprowadzić negocjacje z wykonawcami oraz dokonać oceny ofert.
Wybór trybu udzielania zamówienia (np. zatwierdzenie przygotowanego uzasadnienia faktycznego i prawnego wyboru zamówienia z wolnej ręki, trybu negocjacji z ogłoszeniem czy negocjacji bez ogłoszenia) są także czynnościami zastrzeżonymi.
Zatwierdzenie propozycji komisji przetargowej dotyczących wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty, a także wniosku o unieważnienie postępowania należą do przykładów czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego.
Do czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego należy zaliczyć również czynności powołania sądu konkursowego i sprawowania nadzoru nad nim (w zakresie zgodności konkursu z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych i regulaminem konkursu), zatwierdzenia regulaminu konkursu, unieważnienie konkursu, zatwierdzenia rozstrzygnięcia konkursu.
Kierownik zamawiającego podejmuje czynności zatwierdzenia wartości zamówienia i wartości nagród w konkursie. Protokoły konkursu i postępowania o udzielanie zamówienia publicznego są zatwierdzane przez kierownika zamawiającego.
Przeprowadzenie postępowania, zawarcie umowy ramowej i udzielenie zamówienia należą także do czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego. Podejmuje on również decyzję o rozpoczęciu postępowania o ustanowieniu dynamicznego systemu zakupów oraz udzielaniu objętych tym systemem zamówień.
W przypadku, gdyby komisja przetargowa nie wyłoniła najkorzystniejszej oferty albo gdyby doszło do uchylenia zakazu zawarcia umowy, kierownik zamawiający ma obowiązek podjęcia działań w celu rozwiązania problemu. Może on na przykład poprosić komisję przetargową o ponowne rozpatrzenie propozycji ofert, może też złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.
Kierownik zamawiającego jest zobligowany, na wniosek Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, przekazać w formie pisemnej informacje o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych. W przypadku wniesienia odwołania podejmuje także decyzję dotyczącą złożenia wniosku o uchylenie zakazu zawarcia umowy. Wniosek ten składa do Krajowej Izby Odwoławczej.
Podsumowanie
Czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego są kluczowe dla zapewnienia uczciwości i przejrzystości w procesie zamówień publicznych. Kierownik zamawiającego musi więc być odpowiedzialny, skrupulatny i niezależny w swoim podejściu do procesu zamówień publicznych, aby zapewnić, że cały proces jest prowadzony w sposób zgodny z przepisami prawa i chroniący interesy zamawiającego.
