Zapytanie o cenę 

Zapytanie o cenę.

1 Istota

W procedurze zapytania o cenę mogą wziąć udział tylko osoby indywidualnie zapraszane. Każda z nich ma możliwość złożenia tylko jednej oferty w formie pisemnej pod rygorem nieważności w sposób zapewniający poufność jej treści, ze względu na poszanowanie zasad uczciwej konkurencji pomiędzy oferentami. (art. 69 p.z.p.)
Oferty składane są w terminie oznaczonym przez zamawiającego, a następnie pod nieobecność oferentów podlegają ocenie i porównaniu w celu wyłonienia propozycji najkorzystniejszej pod względem ceny zamawianego świadczenia.
Przebieg postępowania oraz ujednolicone względem wszystkich zainteresowanych warunki zawieranej umowy (z wyjątkiem ceny) powinny być z góry ustalone w zaproszeniu.

2. Przesłanki zastosowania.

Według przepisu art. 70 p.z.p. procedura zapytania o cenę może być stosowana, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość szacunkowa zamówienia publicznego nie przekracza równowartości kwoty 137 000 euro, a w przypadku niektórych zamawiających 211 000 euro.
Propozycję udzielenia zamówienia w trybie zapytania o cenę, wraz z uzasadnieniem nawiązującym do przesłanek ustawowych dopuszczających omawiany tryb (art. 70 p.z.p.), przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia kierownikowi jednostki upoważniony pracownik lub komisja przetargowa.
Rzeczy i usługi powszechnie dostępne to takie, które jako dobra popularne są wszędzie na rynku oferowane. Można je nabywać bez względu na miejscowość i czas. Nie należą więc do nich przede wszystkim wszelkie nietypowe usługi, wymagające szczególnych kwalifikacji (np. z zakresu konserwacji starodruków, eksperckie) bądź usługi wyjątkowego zastosowania (np. usługi detektywistyczne).
Ustalone standardy, natomiast to powtarzalne parametry jakościowe (trwałość, funkcjonalność, gabaryty itd.) przedmiotu świadczenia.

3. Czynności przygotowawcze

Warunki zamówienia to drugi obok samego wezwania do składania ofert, element zaproszenia kierowanego indywidualnie do poszczególnych dostawców (wykonawców). Na ich podstawie zaproszony dostawca (wykonawca) przedstawia stanowczą propozycję umowy w postaci pisemnej oferty jej zawarcia.
Każdy zaproszony musi być poinformowany w szczególności o celu zaproszenia (wskazanie istoty procedury), oraz znaczeniu istotnych warunków zamówienia. Wyznaczając termin do składania ofert należy uwzględnić czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty.
W celu usprawnienia procedury zamawiający może dołączyć do pisemnego zaproszenia kierowanego do dostawców lub wykonawców gotowy formularz oferty do wypełnienia, wskazujący na wszystkie przedmiotowo i podmiotowo istotne jej elementy.
W świetle dyspozycji art. 71 ust. 2 zd. 2 p.z.p. na mocy dołączonej do zaproszenia s.i.w.z. nie wolno dopuszczać możliwości:
1. żądania wniesienia wadium,
2. żądania ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Dopuszczenie składania tzw. ofert częściowych polega na podziale zamawianego przedmiotu na części (pakiety). Oferenci mogą więc obejmować swoimi ofertami, zarówno cały przedmiot (jeśli zamawiający tego nie wyklucza), jak i niektóre tylko jego części, co zwiększa atrakcyjność i konkurencyjność postępowania. Porównanie cen następuje odrębnie dla każdego pakietu, ale każdy z oferentów składa tylko jedną ofertę.
Udostępnionych dostawcom, czy wykonawcom warunków zamówienia nie wolno odwoływać. Możliwe jest co najwyżej unieważnienie postępowania w oparciu o przesłanki art. 93 ust. 1 p.z.p. Natomiast dopuszczalne jest ich wyjaśnianie i korygowanie, z zachowaniem równego traktowania wszystkich oferentów. W razie potrzeby należy przedłużyć termin do składania ofert.

4. Skierowanie zaproszeń (zapytania o cenę)

Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, które zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5. (art. 71 ust. 1 p.z.p.)
Krąg zaproszonych nie może być wyznaczony przypadkowo, ani dowolnie. Dobór musi być celowy. W razie potrzeby poprzedzony wcześniejszym sondażem, zwłaszcza połączonym ze zbieraniem informacji niezbędnych do szczegółowego opisu i oszacowania przedmiotu zamówienia.
1. Zaproszenie powinno być skierowane tam, skąd można oczekiwać pozytywnej odpowiedzi, a zatem do takich wykonawców, w których zakresie działania leży świadczenie rzeczy bądź usług objętych przedmiotem zamówienia.
2. Zaproszenie powinno być skierowane do wielu potencjalnych oferentów korzystnych z uwagi na interesy zamawiającego, tym bardziej, że z góry nie wiadomo ilu z nich zdecyduje się na odpowiedź. Procedura ma bowiem zapewnić wybór rzeczywiście najkorzystniejszej oferty.
3. Krąg i konfiguracja zaproszonych wykonawców muszą zapewnić rzeczywistą, a nie pozorną konkurencję. Zamawiający powinien więc zaprosić w miarę możliwości drobnych, średnich i większych wykonawców; bliższych i dalszych od miejsca siedziby; działających na rynku lokalnym, regionalnym oraz w miarę potrzeby także operujących na rynku krajowym; detalistów, hurtowników, producentów itd.
4. Liczba zaproszonych nie może przekraczać potrzeb w zakresie wytworzenia rzeczywistej i przejrzystej konkurencji. Procedura zapytania o cenę z ustawowego założenia jest uproszczona i dlatego krąg oraz struktura zaproszonych nie mogą prowadzić do kolizji z koniecznością zapewnienia sprawnego przebiegu postępowania.
5. Minimalny krąg zaproszonych, to pięciu wykonawców. Jeśli zamawiający nie zdoła ustalić nawet czterech potencjalnych oferentów, powinien w ogóle zrezygnować z procedury zapytania ocenę.
6. Forma zaproszenia powinna odpowiadać wymogom art. 27 p.z.p.

5. Ocena ofert i wybór oferty najkorzystniejszej

Oferty w trybie zapytania o cenę składane są z zachowaniem poufności w określonym w zaproszeniu (zapytaniu o cenę) terminie. Oferty spóźnione podlegają zwrotowi bez otwierania.
Każdy z dostawców lub wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę, nie może jej zmienić, nie prowadzi się też negocjacji w sprawie ceny. (art. 72 ust. 1 p.z.p.).
Otwarcie ofert jest jawne. Ocena ofert przebiega tak jak we wszystkich postępowaniach ofertowo - porównawczych. Najpierw sprawdza się warunki wymagane od oferentów, z ewentualnym zastosowaniem wykluczenia z postępowania (art. 82 p.z.p.) potem okoliczności uzasadniające ewentualne odrzucenie oferty (art. 89 ust. 1 p.z.p.), a następnie dochodzi do porównania ofert według oferowanych cen za zamawiane świadczenie.
Zamawiający ma obowiązek wyboru oferty z najniższą ceną. Jeżeli zaś nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia tzw. ofert dodatkowych. (art. 72 ust.2 p.z.p.).
Oferty dodatkowe muszą spełniać wszystkie konieczne wymagania formalne. Nie ma obowiązku ich składania. Wezwanie do składania ofert dodatkowych może być tylko jednorazowe. Oferenci składający oferty dodatkowe wcale nie muszą też obniżać proponowanych cen. Nie mogą zaś zaoferować cen wyższych pod rygorem odrzucenia oferty (art. 91 ust. 6 p.z.p.).
Powiadomienie o wyborze oferty najkorzystniejszej wszystkich oferentów jest obligatoryjne. (art. 92 p.z.p.)

6. Zawarcie umowy

Zamawiający udziela zamówienia dostawcy lub wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę (art. 72 ust. 2 p.z.p.).
Prawo o zamówieniach publicznych nie reguluje żadnych specjalnych okoliczności zawarcia umowy przy udzielaniu zamówienia w trybie zapytania o cenę. Umowa o zamówienie publiczne wymaga jednak formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Obecnie w ramach procedury zapytania o cenę stosuje się protesty i odwołania. Dlatego zamawiający musi najpierw powiadomić wszystkich oferentów o wyborze najkorzystniejszej oferty wskazując nazwę i siedzibę tego, którego ofertę wybrano, oraz cenę (art. 92 p.z.p.). Dopiero, gdy nikt nie skorzysta z możliwości wniesienia protestu, zamawiający może po upływie 7 dni od doręczenia oferentom powiadomień doprowadzić do zawarcia umowy. Natomiast w razie wniesienia protestu umowa nie może być zawarta, aż do momentu ostatecznego rozstrzygnięcia tego protestu w rozumieniu znowelizowanego art. 182 p.z.p.
W razie gdy zamawiający zastrzegł w zaproszeniu konieczność wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, powinno ono zostać ustanowione bezpośrednio w związku z zawarciem umowy.
Zamawiający musi więc najpierw wezwać zwycięskiego oferenta do ustanowienia odpowiedniego zabezpieczenia i dopiero potem doprowadzić do umowy. Gdy zwycięski oferent uchyla się od ustanowienia zabezpieczenia, dokonuje się wyboru tej spośród pozostałych ofert, która zawiera najniższą cenę, bądź unieważnia postępowanie (art. 94 ust. 2 p.z.p.), niezależnie od ewentualnego dochodzenia od niesumiennego oferenta odszkodowania na zasadach ogólnych (brak wadium).