Zapytanie o cenę.
1 Istota
W procedurze zapytania o cenę mogą wziąć udział
tylko osoby indywidualnie zapraszane. Każda z nich ma możliwość złożenia tylko
jednej oferty w formie pisemnej pod rygorem nieważności w sposób zapewniający
poufność jej treści, ze względu na poszanowanie zasad uczciwej konkurencji
pomiędzy oferentami. (art. 69 p.z.p.)
Oferty składane są w terminie oznaczonym przez zamawiającego, a następnie pod
nieobecność oferentów podlegają ocenie i porównaniu w celu wyłonienia propozycji
najkorzystniejszej pod względem ceny zamawianego świadczenia.
Przebieg postępowania oraz ujednolicone względem wszystkich zainteresowanych
warunki zawieranej umowy (z wyjątkiem ceny) powinny być z góry ustalone w
zaproszeniu.
2. Przesłanki zastosowania.
Według przepisu art. 70 p.z.p. procedura
zapytania o cenę może być stosowana, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy
rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a
wartość szacunkowa zamówienia publicznego nie przekracza równowartości kwoty 137
000 euro, a w przypadku niektórych zamawiających 211 000 euro.
Propozycję udzielenia zamówienia w trybie zapytania o cenę, wraz z uzasadnieniem
nawiązującym do przesłanek ustawowych dopuszczających omawiany tryb (art. 70
p.z.p.), przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia kierownikowi jednostki
upoważniony pracownik lub komisja przetargowa.
Rzeczy i usługi powszechnie dostępne to takie, które jako dobra popularne są
wszędzie na rynku oferowane. Można je nabywać bez względu na miejscowość i czas.
Nie należą więc do nich przede wszystkim wszelkie nietypowe usługi, wymagające
szczególnych kwalifikacji (np. z zakresu konserwacji starodruków, eksperckie)
bądź usługi wyjątkowego zastosowania (np. usługi detektywistyczne).
Ustalone standardy, natomiast to powtarzalne parametry jakościowe (trwałość,
funkcjonalność, gabaryty itd.) przedmiotu świadczenia.
3. Czynności przygotowawcze
Warunki zamówienia to drugi obok samego
wezwania do składania ofert, element zaproszenia kierowanego indywidualnie do
poszczególnych dostawców (wykonawców). Na ich podstawie zaproszony dostawca
(wykonawca) przedstawia stanowczą propozycję umowy w postaci pisemnej oferty jej
zawarcia.
Każdy zaproszony musi być poinformowany w szczególności o celu zaproszenia
(wskazanie istoty procedury), oraz znaczeniu istotnych warunków zamówienia.
Wyznaczając termin do składania ofert należy uwzględnić czas niezbędny na
przygotowanie i złożenie oferty.
W celu usprawnienia procedury zamawiający może dołączyć do pisemnego zaproszenia
kierowanego do dostawców lub wykonawców gotowy formularz oferty do wypełnienia,
wskazujący na wszystkie przedmiotowo i podmiotowo istotne jej elementy.
W świetle dyspozycji art. 71 ust. 2 zd. 2 p.z.p. na mocy dołączonej do
zaproszenia s.i.w.z. nie wolno dopuszczać możliwości:
1. żądania wniesienia wadium,
2. żądania ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Dopuszczenie składania tzw. ofert częściowych polega na podziale zamawianego
przedmiotu na części (pakiety). Oferenci mogą więc obejmować swoimi ofertami,
zarówno cały przedmiot (jeśli zamawiający tego nie wyklucza), jak i niektóre
tylko jego części, co zwiększa atrakcyjność i konkurencyjność postępowania.
Porównanie cen następuje odrębnie dla każdego pakietu, ale każdy z oferentów
składa tylko jedną ofertę.
Udostępnionych dostawcom, czy wykonawcom warunków zamówienia nie wolno odwoływać.
Możliwe jest co najwyżej unieważnienie postępowania w oparciu o przesłanki art.
93 ust. 1 p.z.p. Natomiast dopuszczalne jest ich wyjaśnianie i korygowanie, z
zachowaniem równego traktowania wszystkich oferentów. W razie potrzeby należy
przedłużyć termin do składania ofert.
4. Skierowanie zaproszeń
(zapytania o cenę)
Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie
zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców
świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi
będące przedmiotem zamówienia, które zapewnia konkurencję oraz wybór
najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5. (art. 71 ust. 1 p.z.p.)
Krąg zaproszonych nie może być wyznaczony przypadkowo, ani dowolnie. Dobór musi
być celowy. W razie potrzeby poprzedzony wcześniejszym sondażem, zwłaszcza
połączonym ze zbieraniem informacji niezbędnych do szczegółowego opisu i
oszacowania przedmiotu zamówienia.
1. Zaproszenie powinno być skierowane tam, skąd można oczekiwać pozytywnej
odpowiedzi, a zatem do takich wykonawców, w których zakresie działania leży
świadczenie rzeczy bądź usług objętych przedmiotem zamówienia.
2. Zaproszenie powinno być skierowane do wielu potencjalnych oferentów
korzystnych z uwagi na interesy zamawiającego, tym bardziej, że z góry nie
wiadomo ilu z nich zdecyduje się na odpowiedź. Procedura ma bowiem zapewnić
wybór rzeczywiście najkorzystniejszej oferty.
3. Krąg i konfiguracja zaproszonych wykonawców muszą zapewnić rzeczywistą, a nie
pozorną konkurencję. Zamawiający powinien więc zaprosić w miarę możliwości
drobnych, średnich i większych wykonawców;
bliższych i dalszych od miejsca siedziby; działających na rynku lokalnym,
regionalnym oraz w miarę potrzeby także operujących na rynku krajowym;
detalistów, hurtowników, producentów itd.
4. Liczba zaproszonych nie może przekraczać potrzeb w zakresie wytworzenia
rzeczywistej i przejrzystej konkurencji. Procedura zapytania o cenę z ustawowego
założenia jest uproszczona i dlatego krąg oraz struktura zaproszonych nie mogą
prowadzić do kolizji z koniecznością zapewnienia sprawnego przebiegu
postępowania.
5. Minimalny krąg zaproszonych, to pięciu wykonawców. Jeśli
zamawiający nie zdoła ustalić nawet czterech potencjalnych oferentów, powinien w
ogóle zrezygnować z procedury zapytania ocenę.
6. Forma zaproszenia powinna odpowiadać wymogom art. 27 p.z.p.
5. Ocena ofert i wybór oferty
najkorzystniejszej
Oferty w trybie zapytania o cenę składane są z
zachowaniem poufności w określonym w zaproszeniu (zapytaniu o cenę) terminie.
Oferty spóźnione podlegają zwrotowi bez otwierania.
Każdy z dostawców lub wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę, nie może
jej zmienić, nie prowadzi się też negocjacji w sprawie ceny. (art. 72 ust. 1
p.z.p.).
Otwarcie ofert jest jawne. Ocena ofert przebiega tak jak we wszystkich
postępowaniach ofertowo - porównawczych. Najpierw sprawdza się warunki wymagane
od oferentów, z ewentualnym zastosowaniem wykluczenia z postępowania (art. 82
p.z.p.) potem okoliczności uzasadniające ewentualne odrzucenie oferty (art. 89
ust. 1 p.z.p.), a następnie dochodzi do porównania ofert według oferowanych cen
za zamawiane świadczenie.
Zamawiający ma obowiązek wyboru oferty z najniższą ceną. Jeżeli zaś nie można
dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone
oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa oferentów, którzy złożyli te
oferty, do złożenia tzw. ofert dodatkowych. (art. 72 ust.2 p.z.p.).
Oferty dodatkowe muszą spełniać wszystkie konieczne wymagania formalne. Nie ma
obowiązku ich składania. Wezwanie do składania ofert dodatkowych może być tylko
jednorazowe. Oferenci składający oferty dodatkowe wcale nie muszą też obniżać
proponowanych cen. Nie mogą zaś zaoferować cen wyższych pod rygorem odrzucenia
oferty (art. 91 ust. 6 p.z.p.).
Powiadomienie o wyborze oferty najkorzystniejszej wszystkich oferentów jest
obligatoryjne. (art. 92 p.z.p.)
6. Zawarcie umowy
Zamawiający udziela zamówienia dostawcy lub
wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę (art. 72 ust. 2 p.z.p.).
Prawo o zamówieniach publicznych nie reguluje żadnych specjalnych okoliczności
zawarcia umowy przy udzielaniu zamówienia w trybie zapytania o cenę. Umowa o
zamówienie publiczne wymaga jednak formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Obecnie w ramach procedury zapytania o cenę stosuje się protesty i odwołania.
Dlatego zamawiający musi najpierw powiadomić wszystkich oferentów o wyborze
najkorzystniejszej oferty wskazując nazwę i siedzibę tego, którego ofertę
wybrano, oraz cenę (art. 92 p.z.p.). Dopiero, gdy nikt nie skorzysta z
możliwości wniesienia protestu, zamawiający może po upływie 7 dni od doręczenia
oferentom powiadomień doprowadzić do zawarcia umowy. Natomiast w razie
wniesienia protestu umowa nie może być zawarta, aż do momentu ostatecznego
rozstrzygnięcia tego protestu w rozumieniu znowelizowanego art. 182 p.z.p.
W razie gdy zamawiający zastrzegł w zaproszeniu konieczność wniesienia
zabezpieczenia należytego wykonania umowy, powinno ono zostać ustanowione
bezpośrednio w związku z zawarciem umowy.
Zamawiający musi więc najpierw wezwać zwycięskiego oferenta do ustanowienia
odpowiedniego zabezpieczenia i dopiero potem doprowadzić do umowy. Gdy zwycięski
oferent uchyla się od ustanowienia zabezpieczenia, dokonuje się wyboru tej
spośród pozostałych ofert, która zawiera najniższą cenę, bądź unieważnia
postępowanie (art. 94 ust. 2 p.z.p.), niezależnie od ewentualnego dochodzenia od
niesumiennego oferenta odszkodowania na zasadach ogólnych (brak wadium).
zaloguj
