Negocjacje z ogłoszeniem 

Negocjacje z ogłoszeniem

1. Istota trybu negocjacji z ogłoszeniem

W związku z wprowadzeniem nowego trybu, jakim jest dialog konkurencyjny, modyfikacji uległy przepisy dotyczące trybu negocjacji z ogłoszeniem. W myśl nowej ustawy jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Nowym rozwiązaniem są oferty wstępne niezawierające ceny. Zmianie uległ także zakres negocjacji. Zgodnie z art. 58 zamawiający prowadzi negocjacje w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego, a więc przedmiotem negocjacji nie mogą być kryteria oceny ofert ani też kwestie techniczne dotyczące przedmiotu zamówienia. Zmiana ta została wprowadzona w celu odróżnienia tego trybu od dialogu konkurencyjnego.

2. Przesłanki zastosowania

Tryb negocjacje z ogłoszeniem może być zastosowany wyłącznie w 5 przypadkach: (art. 55 ust. 1 p.z.p.)
1) Jeśli w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;
2) W wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny;
3) Gdy nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego;
4) Gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;
5) Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.
W zależności od tego, jakim podmiotem jest zamawiający kwota ta dla dostaw lub usług wynosi 137 000 euro, lub 211 000 euro (dla dostaw i usług), oraz 5 278 000 (dla robót budowlanych).
Przesłanka ta umożliwia zastosowanie trybu negocjacji z ogłoszeniem zawsze, gdy wartość zamówienia będzie niższa niż wyżej wymienione kwoty. Oznacza to, że negocjacje z ogłoszeniem pod względem dopuszczalności w procedurze uproszonej są zrównane z przetargiem nieograniczonym oraz przetargiem ograniczonym.
Nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty;
Przypadek, w którym nie można z góry określić cech zamawianych usług zdarza się w praktyce bardzo często. Zamawiający nie zawsze dysponuje dostatecznymi możliwościami, gwarantującymi prawidłowy dobór rozwiązań co do planowanych usług z zakresu projektowania czy tzw. komputeryzacji. Negocjacje z ogłoszeniem stanowią wtedy doskonałą sposobność do przesunięcia ciężaru poszukiwań rozwiązań koncepcyjnych na zainteresowanych zamówieniem wykonawców.
W wyjątkowych sytuacjach, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi, których charakter lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny;
Określenie uniemożliwia wskazuje na obiektywne, niezależne od różnych subiektywnych uwarunkowań zamawiającego, okoliczności. Natomiast skomplikowany charakter robót lub nieznane z góry wyniki badań i obliczeń (przesądzające o wspomnianym ryzyku) dotyczą na ogół świadczeń opierających się na rozwiązaniach nowatorskich, jeszcze nie sprawdzonych w praktyce, nierzadko objętych prawami wynalazczymi, które wymagają doświadczeń oraz badań nie dających się z góry wycenić. Druga faza negocjacji z ogłoszeniem (negocjacje z zaproszonymi przez zamawiającego wykonawcami) powinna doprowadzić do usunięcia wszystkich tego rodzaju niepewności, a w efekcie zamawiający będzie już dysponować prawidłowym opisem przedmiotu zamówienia i należytą jego wyceną szacunkową sporządzoną zgodnie z wymogami art. 32 ust. 1 p.z.p.
W przypadku gdy wartość zamówienia na roboty budowlane jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 10 000 000 euro, zamawiający, w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania, musi zawiadomić o tym Prezesa UZP, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia. (art. 55 ust. 2)

3. Ogłoszenie o zamówieniu

Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie negocjacji z ogłoszeniem zamieszczając ogłoszenie w taki sam sposób jak w przypadku przetargu nieograniczonym i ograniczonym.
Terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu są analogiczne jak w przetargu ograniczonym. (art. 56 ust. 2 p.z.p.)
Ponieważ w pierwszej fazie procedury negocjacji z ogłoszeniem musi zostać dokonana ocena wykonawców według stawianych im warunków podmiotowych, a zatem konieczne jest przekazanie zamawiającemu, wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, dokumentów niezbędnych do dokonania takiej oceny. Kwestię tę unormowano w sposób analogiczny jak w przypadku przetargu ograniczonego. (art. 56 ust. 2 p.z.p.)

4. Wyłonienie listy wykonawców, którzy będą dopuszczeni do negocjacji

O wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu i otrzymanych ocenach spełniania tych warunków zamawiający niezwłocznie informuje wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Następnym obowiązkiem zamawiającego jest zaproszenie do składania ofert wstępnych wykonawców, którzy spełnili warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu, zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 5, a jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 10 000 000 euro, nie mniejszej niż 7. Przepisy art. 82-84, art. 89 ust. 1 pkt 1-3, 5, 8 oraz art. 93 ust. 1 pkt 1, 6 i 7 i ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.
Fundamentalną zasadą wyłaniania listy wykonawców którzy zostaną zaproszeni do negocjacji jest skierowanie zaproszeń wyłącznie do tych wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w danym postępowaniu określone przez zamawiającego.

5. Zaproszenie do negocjacji i przekazanie SIWZ

W oparciu o sporządzoną listę wykonawców którzy spełniają wymagane warunki i zostaną zaproszeni do negocjacji, komisja przetargowa przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia kierownikowi jednostki (lub pisemnie upoważnionemu pracownikowi zamawiającego) zaproszenia do negocjacji. Ustawa nie określa minimalnej treści takich zaproszeń. Ustawa nakazuje natomiast aby wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazał wykonawcy SIWZ.

Do przekazywanej wykonawcom SIWZ nie stosuje się przepisów art. 36 ust. 1 pkt 5, 6, 9 i 11 nakazujących zamieszczenie w SIWZ:
1. informacji o przewidywanych zamówieniach uzupełniających,
2. opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków,
3. informacji o oświadczeniach i dokumentach, jakie maja dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu,
4. informacji o terminie związania ofertą,
5. informacji miejscu oraz terminie składania i otwarcia ofert.

6. Negocjacje

Zamawiający prowadzi negocjacje w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, a także dokumenty związane z negocjacjami są przekazywane wykonawcom na równych zasadach.

7. Zaproszenie do składania ofert

Zamawiający zobowiązany jest zaprosić do składania ofert wszystkich wykonawców z którymi prowadził negocjacje.
W zaproszeniu do składania ofert zamawiający informuje wykonawców o:
1) miejscu i terminie składania oraz otwarcia ofert;
2) obowiązku wniesienia wadium;
3) terminie związania ofertą.
Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym ze termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.